Todos sabemos qué es Excel y para qué sirve. Pero ¿sabemos usar la aplicación y sacarle todo el partido necesario? ¿sabes qué es una macro? ¿usar las funciones? ¿convertir los datos en gráficos?
Desde su primera versión para Windows, la 2.0 en 1987, hasta la versión actual, ha sido la hoja de cálculo más utilizada y versátil, ya que tiene utilidades para cualquier sector y para cualquier nivel de usuario, principiantes o expertos.
En un principio se diseñó como ayuda al trabajo contable, permitiendo cálculos aritméticos, funciones matemáticas y cálculos estadísticos. Pero con el tiempo Microsoft ha ido desarrollando otras funciones como el análisis de los datos para generar informes enriquecidos con gráficos y tablas dinámicas.
Las características principales de Excel son:
- Una presentación sencilla. La pantalla principal presenta la matriz sobre la que se construye la base de datos en celdas ordenadas en filas y columnas, donde podemos añadir datos numéricos y alfanuméricos, podemos combinar celdas o adaptarlas al tamaño que nos interese, destacarlas con colores.
- Permite realizar operaciones aritméticas con fórmulas extensas. Desde sumas, restas y multiplicaciones hasta operaciones con un máximo de 32.767 caracteres en una sola celda. Pero también permite combinarlas, escribiendo fórmulas que hagan referencia entre los datos de varias celdas.
- Las Funciones de Excel que facilitan las operaciones y cálculos sobre nuestros datos como un atajo para darnos los resultados correctos, como por ejemplo la Función Promedio, Función de búsqueda, Función de referencia, Funciones de lógica, Función de texto, etc.
- Los Datos Tabulares. Que facilitan tareas a otras disciplinas diferentes de las de contabilidad. Las matrices con gran cantidad de celdas permiten ordenar la información y datos que consignamos en ellas, dándoles forma de tablas. Permitiendo visualizar la información de una manera resumida y clara. Ya que además podemos dar formato a las tablas y celdas destacando con texto, color o estilo. Pudiendo además aplicar filtros o búsquedas.
- Los Gráficos. La facilidad de generar gráficos a partir de las tablas de Excel es una de las razones de su popularidad. La generación de estos gráficos incluso en 3D es de una gran utilidad para mostrar de una manera muy visual los resultados de un proyecto o planificación, una investigación o estudio.
Por estas funcionalidades Excel es una de las herramientas más utilizadas en el mundo laboral, no hay oferta de trabajo en la que no se solicite el uso de Excel. En el mundo educativo para alumnos o profesores, en la presentación de proyectos, o incluso en la vida diaria, como la organización de un viaje.
Por ello es tan necesario aprender a utilizarla, para aprovechar con rendimiento todo lo que nos ofrece.
Si te interesa saber algo más de Excel o conocer algunas de las utilidades que puedan ayudarte en tu trabajo o día a día, podemos ayudarte con alguno de nuestros cursos en el formato de píldoras formativas.
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